目次
- 不採用通知とは？
- 不採用通知を送るタイミング
- 不採用通知に記載するべき項目
- 不採用通知を送る時のポイント・注意点
- 不採用通知の連絡手段
- 不採用通知メールの例文・テンプレート
- 電話で伝える場合の会話例
- 採用を見送った応募者にタレントプールを提案する場合
- 人材紹介会社を活用するメリット
- 不採用通知に関するよくある質問
- 採用活動のお悩みはロバート・ハーフにご相談ください
不採用通知は、応募者にとってネガティブな内容になるため、言葉選びや送り方に注意が必要です。対応によっては企業のイメージダウンにもつながるため、誠実に対応することが求められます。本記事では、不採用通知の送り方や注意点について解説します。
不採用通知とは？
不採用通知とは、採用選考への応募者に対して、選考結果として採用しない旨を伝えることです。書面やメールで通知するのが一般的で、企業の選考活動における重要なプロセスの一つといえます。
採用しないからといって横柄な態度で対応すると、企業イメージを壊しかねません。悪いうわさはSNSなどですぐに広まってしまいます。企業側も評価される立場であることを念頭に置き、最後まで丁寧な対応をする必要があります。
応募者への感謝と配慮を忘れずに
不採用通知は応募者にとってネガティブな結果であるため、通知の言葉遣いには細やかな配慮が求められます。応募してくれたことへの感謝を丁寧に伝え、誠実に対応することが大切です。
不採用者への対応が重要である理由は、将来どこかで関わる可能性があるためです。採用を見送った応募者が、スキルアップを経て再び応募してくれるかもしれません。もしくは、顧客や取引先として関わるケースも考えられます。企業の印象は、選考結果よりも対応の質で決まることも多いため、関係性を断ち切らないような対応を意識しましょう。
不採用通知は必ず送るべき？
不採用通知は義務ではありませんが、可能な限り送付するのが望ましいです。企業から何の連絡もないまま選考が終わる「サイレントお祈り」は、応募者に不安や不信感を与える原因になります。特に結果待ちの状態が続くと、応募者の時間や心理的負担が大きくなってしまい、不誠実な企業と見られてしまうこともあるでしょう。
手間はかかりますが、不採用通知を通して応募者へ感謝の気持ちを伝える姿勢は、今後の関係構築や企業のブランド力向上にも寄与します。応募者が多くどうしても不採用通知まで手が回らない場合でも、「採用者にのみ〇月〇日までに通知します」と期限を面接時に伝えることが大切です。
不採用通知を送るタイミング
不採用通知は、なるべく早く送るのが基本です。応募者は複数の企業と並行して選考を進めている可能性が高く、合否の結果は次の行動を決める重要な判断材料になります。書類選考でも面接でも、できれば3日以内、遅くても1週間以内を目安に通知しましょう。あらかじめ「〇日までに連絡します」と伝えておくと、応募者側も安心です。
一方で、面接の翌日など、あまりに早く通知をすると「慎重に選考されていないのでは」と不信感を与える可能性もあるため、適度な間が必要です。
不採用通知に記載するべき項目
不採用通知を送る際は、応募者に対する配慮を前提とし、必要な情報を丁寧に記載することが大切です。不採用通知に記載すべき主な項目を紹介します。
応募者名
不採用通知の冒頭には、応募者のフルネームを明記します。苗字だけで済ませるのではなく、正式な氏名を記載しましょう。漢字の場合は異体字かどうかにも注意が必要です。
応募への感謝
不採用であってもいきなり本題に入らず、応募してくれたことへの感謝を必ず伝えましょう。「このたびは弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました」など、丁寧な一文を添えることで、応募者に対する敬意が伝わります。
選考結果
不採用の結果を伝える際は、「ご希望に沿いかねる結果となりました」や「採用を見送らせていただくことになりました」といった柔らかい表現が一般的に用いられます。最後に「今後のご活躍をお祈り申し上げます」といった一文も、併せて使われることが多いです。
「不採用になりました」などの直接的な言い回しは、受け手に冷たい印象を与えてしまう恐れがあるため避けましょう。また、結果のみを機械的に伝えるのではなく、お詫びの一文を添えることで、誠意ある対応となります。
応募書類・個人情報の取り扱い
提出された応募書類や個人情報をどのように取り扱うのかを明記することが大切です。返却を行う場合は郵送対応となりますが、応募者が多数いる場合は、コストや手間の面からも、企業側で責任を持って処分する対応が一般的です。
採用担当者名・連絡先
文面の最後には、採用担当者の氏名と連絡先（メールアドレスや電話番号）を記載し、責任の所在を明確に示します。
不採用通知を送る時のポイント・注意点
不採用通知は単に結果を伝えるだけでなく、企業側が評価される場でもあります。対応次第で企業イメージを損なうリスクもあるため、慎重な姿勢が欠かせません。
応募者の心情を十分に配慮する
不採用通知を送る際は、何よりも応募者の気持ちに配慮した文章を心がけることが重要です。応募者は時間と労力をかけて準備を整え、面接に臨んでいます。結果が思わしくなかった場合、落胆や不安を感じるのは当然のことです。そのため、不採用を伝える際にはそっけない表現や直接的な表現を避け、丁寧で柔らかい言葉を選びましょう。
不採用の具体的な理由は不要
不採用通知では、どの点が評価されなかったのかといった具体的な理由を明記する必要はありません。採用基準は社内事情によるものであり、詳細を明らかにすることは避けるべきです。
記載ミスや送り先の間違いがないように注意
不採用通知を送付する際は、応募者の名前やメールアドレスなどの基本的な情報に誤りがないかを必ず確認しましょう。特に応募者の氏名を間違えると、不信感を抱かれる原因になります。送信先のメールアドレスの入力ミスも、要注意です。
不採用通知の連絡手段
不採用通知を行う手段には、メール・郵送・電話・人材紹介会社経由などがあります。連絡方法は応募者との状況や選考ステップに応じて選びましょう。
メールでの連絡
不採用通知の手段の一つはメールです。スピーディーに知らせることができ、応募者も時間と場所を問わず結果を受け取れるため、多くの企業が採用しています。また、文面が証拠として残るため、言った言わないのトラブルを避けられるのもメリットです。件名には「選考結果のご連絡」など、何についてのメールなのかすぐ分かるものにしましょう。
書類郵送での連絡
不採用通知は、書類で通知することも可能です。とくに応募書類を返却する場合に有用です。封筒の添え書きには「重要書類在中」と記載します。選考結果は個人情報であるため、「不採用通知」など結果が第三者にも分かってしまう文言は避けましょう。
電話での連絡
電話による不採用通知は、近年では少なくなりましたが、確実に本人に伝えたい場合や、部署変更など重要な連絡事項がある場合などに用いられる手段です。応募者が電話に出られない場合があったり、結果を伝えた履歴が残らなかったりするため、メールなどと併用することが望ましいです。
人材紹介会社を経由しての連絡
人材紹介会社を利用して採用活動を行っている場合、不採用通知も紹介会社を通じて行うのが一般的です。紹介会社の担当者が応募者へ通知を行うため、応募者との直接のやり取りをすることなく結果を伝えることができ、企業側も応募者側も精神的負担が軽減されます。
不採用通知メールの例文・テンプレート
書類選考や面接後の不採用通知メールの例文を紹介します。これらのテンプレートを参考に、自社の状況に合わせてカスタマイズしてください。
書類選考時の例文
件名：書類選考結果のご連絡【株式会社〇〇〇〇】
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当の△△と申します。
この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しい限りではございますが、審査を重ねました結果、今回はご期待に添えない結果となりました。何卒ご理解いただけますと幸いです。
貴重なお時間を割いてご応募いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末尾になりますが、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
人事部 採用担当者名
E-mail：〇〇〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇.com
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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面接後の例文
件名：面接結果のご連絡【株式会社〇〇〇〇】
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当の△△と申します。
先日はご多忙の中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しい限りではございますが、厳正なる審査の結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。何卒ご理解いただけますと幸いです。
貴重なお時間を割いてご応募いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末尾になりますが、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
人事部 採用担当者名
E-mail：〇〇〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇.com
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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電話で伝える場合の会話例
不採用の連絡手段として電話を使う場合も誠意が伝わる言葉選びが重要です。
電話で会話する場合
お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当、△△と申します。
〇〇様のお電話でお間違いないでしょうか？
お忙しいところ恐れ入ります。少々お時間を頂戴してもよろしいでしょうか？
このたびは、弊社の採用募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考の結果についてご連絡させていただきました。
慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりました。
ご多忙のなかお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり心苦しく存じます。
〇〇様の今後のご健勝とさらなるご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
それでは、失礼いたします。
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採用を見送った応募者にタレントプールを提案する場合
不採用の結果となった応募者でも、今後自社にとって必要な人材になるかもしれません。後々連絡できるよう応募者の情報を保管しておくためには、本人の許可をとる必要があります。どのように伝えればいいか例文を提示します。
タレントプールとは？
タレントプールとは、自社にとって将来的に採用を検討したい人材（タレント）の情報を蓄積（プール）しておくことです。現時点ではマッチするポジションがなくても、将来求人が発生した際にスムーズにアプローチできるよう、候補者とつながりを保っておくのが目的です。
タレントプールを提案するときは、応募者のスキルを前向きに評価していることを伝えましょう。個人情報の扱いに関わるため、必ず応募者本人の許可を求めることが重要です。
タレントプールを提案する時の例文
件名：面接選考結果のご連絡【株式会社〇〇〇〇】
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当の△△と申します。
先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な選考を行った結果、大変心苦しく存じますが、今回はご希望に添えない結果となりました。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、申し訳ございません。
今回は残念な結果となりましたが、弊社としましては〇〇様のご経歴や高いスキルに大変魅力を感じております。そこで、今後適したポジションが生じた際に改めてご案内を差し上げたく、〇〇様のご連絡先や応募情報を、弊社の人材データベースにご登録させていただければと考えております。
登録により他社様へのご応募やご就業に影響があることは、一切ございません。
お手数ですが、ご登録についてご承諾いただけるかどうか、こちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
人事部 採用担当者名
E-mail：〇〇〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇.com
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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人材紹介会社を活用するメリット
人材紹介会社を利用することで、企業・応募者の双方にとってスムーズでストレスの少ない採用活動が実現します。具体的なメリットを紹介します。
選考結果を間に入って伝えてくれる
人材紹介会社を活用すれば、キャリアアドバイザーを通じて応募者に結果が伝わるため、企業側は応募者への伝え方に気を遣う必要がありません。また、応募者側も企業からの直接の連絡ではないため、精神的な負担が軽減されます。
採用マッチングの精度が上がる
採用活動では、不採用理由を応募者に伝える必要はなく、人材紹介会社を通じた場合でも同様です。しかし他の求職者とのマッチング精度を高めるため、紹介会社には不採用理由を伝える場合があります。採用活動が見直され、次回に活かせることがメリットです。
応募者の率直なフィードバックをもらえる
人材紹介会社を活用すれば、選考後の応募者からの本音や率直な意見を吸い上げてくれることもメリットの一つです。面接官の態度が悪い、企業文化に違和感を覚えたといったネガティブな声も、匿名性を保ちつつ企業へフィードバックされます。これにより、企業は自社の採用プロセスにおける課題を客観的に把握し、改善に活かすことができます。
不採用通知に関するよくある質問
不採用通知に関するよくある質問を紹介します。
応募者から不採用の理由を聞かれた時の対応は？
企業は不採用の理由を伝える義務はありません。応募者から不採用の理由を聞かれたときは、「不採用の理由についてはお答えいたしかねます」や「社外秘情報にあたるため、ご説明は差し控えております」など、回答しないことが無難です。
理由を詳しく伝えることで、さらなる不満や誤解を生み、トラブルやクレームに発展するおそれもあります。また、採用基準が外部に漏れてしまうことは、今後の採用活動にもマイナスの影響を与えかねません。何度も問い合わせがあり、どうしても伝える必要がある場合でも「応募者多数のため、やむを得なく採用できない結果となりました」のように詳細は避けるようにしましょう。
不採用通知でのNG行為は？
不採用通知で最も避けるべきことは、応募者に対する失礼な対応です。企業への評価が下がり、口コミが広まれば将来の採用活動にも影響を及ぼします。
電話でぶっきらぼうな話し方をしたり、応募者の人格を否定するような言い回しをしたりすることは、絶対に避けましょう。また、メールでの名前の誤記や送信ミスなども、企業イメージを大きく損ないます。通知を送らないまま放置することも、不信感を抱く原因になるためNGです。
不採用通知を送る際に応募者の心理的負担を軽減するコツは？
不採用通知を送る際に応募者の心理的負担を軽減するには、感謝の気持ちをきちんと伝えることが大切です。また、応募者のスキルや経験に対してプラスの評価を一言添えると、通知の印象が大きく変わります。タレントプールを依頼することも、応募者への評価の高さが明確になるため、前向きな気持ちになれるでしょう。
採用活動のお悩みはロバート・ハーフにご相談ください
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不採用通知は応募者にとってネガティブな内容です。伝え方を誤ると、企業のイメージダウンやクレームにつながるため、細心の注意が求められます。人材紹介会社を活用すると、企業と応募者の間に立って結果を伝えてくれるため、両者の心理的負担を軽減できます。
ロバート・ハーフは、外資系・日系グローバル企業への転職支援実績が豊富にあります。採用活動のことでお困りでしたら、ぜひご相談ください。
